Verkställande direktör, VD
VD:n har det övergripande ansvaret över verksamheten, inklusive att se till att verksamheten bedrivs på sådant sätt att det råder en tillfredställande arbetsmiljö. Det åligger VD:n att vidta de åtgärder denne tycker nödvändiga för att lösa uppstådda problem och följa upp dem. VD:n ser till att företaget lever upp till gällande lagstiftningen och svarar för företagets övergripande mål och policys på alla arbetsområden. Lika viktigt är det att VD:n svarar för uppgiftsfördelning av arbetsuppgifter och följer upp och kontrollerar att uppgiftsfördelningen fungerar i praktiken.
Vice verkställande direktör, Vice VD, tillika arbetsmiljöansvarig
Vice VD:n är såklart VD:ns högra hand och deltar aktivt, inte minst med egna initiativ, i verksamhetens arbetsområden. I detta avseende är samarbete de emellan en ofrånkomlig förutsättning för att ange riktning och uppnå målen. Arbetsmiljöansvarig ansvarar i sin tur för det systematiska arbetsmiljöarbetet på företaget och har löpande tillsyn över verksamhetens arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvarig involverar sig i de fall som på grund av svårighetsgrad, frågans och situationens art behöver dennes inblandning. Arbetsmiljöansvarig ansvarar då för att tillsammans med de inblandade lösa eventuella problem, samt följa upp dem.
Enhetschef
I en tid då branschen personlig assistans utsätts för allt växande krav och kontroller ifrån statliga myndigheter är det av oerhört vikt att kvalitetssäkra den så kallade kärnverksamheten. Inte minst genom ett övergripande och löpande ansvar över helheten. Enhetschefen utövar nämligen detta övergripande ansvar för tre nuvarande ansvarsområden: Kund- och personalansvar, Rekryterings- och bemanningsansvar samt Jouransvar.
Enhetschefen samordnar regelbundna möten med de som berörs av ovannämnda befattningar, föreslår ledningen förbättrings- och effektiviseringsmöjligheter och ser till att processer och rutiner för de ovannämnda tjänsterna finns nedskrivna, uppdaterade, lättåtkomliga och att de efterföljs. Därutöver ansvarar enhetschefen för att kraven på dokumentation också iakttas.
Kund- och personalansvarig
Kund- och Personalansvarig (KoPA)har regelbundna kontakter med både kunder, dess anhöriga/legala företrädare, personliga assistenter samt berörda myndigheter. Bland KoPAs arbetsuppgifter förekommer att genomföra personalmöten, resultat- och medarbetarsamtal, ta fram beskrivningar av arbetsplats och arbetsuppgifter, hålla en tidig och nära kontakt med sjukskrivna, och rapportera till arbetsmiljöansvarig om behov av utbildning, arbetsanpassning och andra arbetsmiljörelaterade moment. Många är så att säga de intressenter som KoPAn kommer i kontakt med och vars viljor och intressen måste beaktas, samsas med andras och balanseras bland annat mot gällande lagstiftning. En balansgång som kräver god människokännedom, stor empati och inte minst gedigen integritet.
Rekrytering- och bemanningsansvarig
Rekryterings- och bemanningsansvarig (RoBA) lägger upp rullande arbetsschema, tar emot sjukanmälan från personliga assistenter, löser sjukluckor, följer upp friskanmälan, inför schemaändringar och skriver ner jouranteckningar, samt tar hand om löpande ledighetsansökningar. Därutöver rekryterar RoBA vid behov ny personal till bolagets kunder. Med andra ord, en salig blandning av arbetsuppgifter som kräver koncentration, precision, noggrannhet och inte minst fingertoppskänsla.
Övriga befattningar
Förutom ovanstående ansvarsområden finns det ytterliga befattningar representerade på administrationsnivå, utan vilka IGS Assistans AB knappt kunnat fungera i dagsläget.
Hit hör en ekonomiavdelning som består av en ekonomichef, en redovisningschef och en löneadministratör, vars gemensamma uppgift är att se till att bibehålla en solid och stabil ekonomi samt att IGS Assistans AB uppfyller de ekonomiska förutsättningar för att kunna driva vidare verksamheten.
I en tid då datasäkerheten och kunders och anställdas integritetsskydd står högt i kurs har IGS Assistans AB glädjen av att ha egen programmerare, något som garanterar både avsevärda besparingar samt teknologisk självständighet.
Det råder hård och inte alltid sund konkurrens i vår bransch. Därav vikten av att vara välunderrättade om vad som händer inom branschen samt av att bli sedda av potentiella kunder, en arbetsuppgift som delvis faller på vår kommunikatör. Sist men inte minst har IGS Assistans ovärderlig nytta av en receptionist, den person som på ett eller annat sätt servar kollegorna på alla nivåer och mer eller mindre stakar ut arbetsdagen.